Werdet Ihr von den Prozessen kontrolliert oder kontrolliert Ihr die Prozesse?

 

Könnt Ihr Euch manchmal auch dem Eindruck nicht erwehren, dass Ihr einen bedeutsamen Teil eurer Arbeitszeit mit der Dokumentation eurer Arbeit verbringt? Habt Ihr Euch je gefragt, was wohl mit all euren mühselig erfassten Daten passiert und wer diese nutzt? Könnt Ihr Verbesserungs-Initiativen oder Massnahmen identifizieren, welche auf Auswertungen von den von Euch eingegebenen Daten basieren?

Wenn Ihr Euch die obigen Fragen schon ein paar Mal gestellt habt, seid Ihr definitiv bereit für eine Optimierung der Prozesse in eurer Firma.

Wenn Ihr also eure Prozesse überarbeitet (egal welche), prüft bei jedem Prozessschritt die folgenden 3 Fragen:

  1. Werden im Prozessschritt Daten manuell in einem System (und ja, auch ein Laufblatt ist ein System) erfasst zur Dokumentation? Falls ja, sind diese notwendig für die Prozessdurchführung bspw. für den nächsten Prozessschritt?
    1. Falls ja: Macht dazu Muss-Felder im System und schaut, dass die Daten möglichst einfach und effizient erfasst werden können (das wird bei Laufblättern schwierig 😉).
    2. Falls nein: Hört auf diese Daten zu erfassen!

Option 2 wird zu heftigem Widerstand führen. Und Ihr werdet ab und zu Kompromisse machen müssen. Wenn aber schon Daten gesammelt werden müssen, welche für die Prozessdurchführung nicht notwendig sind, dann fragt Euch folgendes:

  1. Gibt es einen etablierten Prozess, der sicherstellt, dass die erfassten Daten mindestens 1x im Quartal ausgewertet werden und dass daraus Massnahmen abgeleitet werden?
    1. Falls ja: Dann seid Ihr schon richtig effizient. Jetzt nur noch auch hier die Eingabe so einfach und effizient wie möglich und zur Pflicht im System machen.
    2. Falls nein: Daten zu sammeln und nichts daraus zu lernen, ist Verschwendung von Ressourcen. Hört auf diese Daten zu erfassen!

Nachdem Ihr nun euren Prozess von allem unnötigen Ballast befreit habt, stellt sicher, dass Ihr den Prozess pro-aktiv steuert und fragt Euch:

  1. Wertet Ihr die Prozessdaten mindestens 1x monatlich aus, um den kritischen Pfad und die Flaschenhälse im Prozesse zu erkennen, die Entwicklung der Durchlaufzeiten und Anzahl Prozessdurchläufe zu analysieren und die Übergabepunkte im Prozess zu prüfen?
    1. Falls ja: Ich seh‘ schon, Ihr wolltet nur bestätigt sehen, wie super Ihr eure Prozesse schon im Griff habt 😉 Ihr seid echte Prozess-Füchse! Weiter so!
    2. Falls nein: Worauf wartet Ihr? Nutzt diese Daten! Es ist eine echte Goldmine zur kontinuierlichen Verbesserung und Anpassung an die sich fortlaufend ändernde Umwelt.

Wenn Ihr die 3 Fragen und die daraus abgeleiteten Entscheide konsequent befolgt, werdet Ihr eure Aufwände zur Dokumentation der Prozessdurchführung massiv reduzieren und gleichzeitig die gesammelten Daten wertsteigernd nutzen.

Bonus Material

Hattet Ihr auch schon Zweifel an der Qualität der manuell eingegebenen Daten? Hier ein paar Tipps, wie Ihr die Datenqualität verbessern könnt:

  • Macht transparent, für was die Daten gesammelt werden.
  • Kommuniziert mindestens 1x im Quartal, welche Massnahmen aus der Analyse der gesammelten Daten abgeleitet wurden.
  • Führt regelmässig manuell Stichproben durch und informiert über das Resultat.

Autor: Jacqueline Batt, 12.06.2019