Könnt Ihr Euch manchmal auch dem Eindruck nicht erwehren, dass Ihr einen bedeutsamen Teil eurer Arbeitszeit mit der Dokumentation eurer Arbeit verbringt? Habt Ihr Euch je gefragt, was wohl mit all euren mühselig erfassten Daten passiert und wer diese nutzt? Könnt Ihr Verbesserungs-Initiativen oder Massnahmen identifizieren, welche auf Auswertungen von den von Euch eingegebenen Daten basieren?
Wenn Ihr Euch die obigen Fragen schon ein paar Mal gestellt habt, seid Ihr definitiv bereit für eine Optimierung der Prozesse in eurer Firma.
Wenn Ihr also eure Prozesse überarbeitet (egal welche), prüft bei jedem Prozessschritt die folgenden 3 Fragen:
Werden im Prozessschritt Daten manuell in einem System (und ja, auch ein Laufblatt ist ein System) erfasst zur Dokumentation? Falls ja, sind diese notwendig für die Prozessdurchführung bspw. für den nächsten Prozessschritt?
Gibt es einen etablierten Prozess, der sicherstellt, dass die erfassten Daten mindestens 1x im Quartal ausgewertet werden und dass daraus Massnahmen abgeleitet werden?
Nachdem Ihr nun euren Prozess von allem unnötigen Ballast befreit habt, stellt sicher, dass Ihr den Prozess pro-aktiv steuert und fragt Euch:
Wertet Ihr die Prozessdaten mindestens 1x monatlich aus, um den kritischen Pfad und die Flaschenhälse im Prozesse zu erkennen, die Entwicklung der Durchlaufzeiten und Anzahl Prozessdurchläufe zu analysieren und die Übergabepunkte im Prozess zu prüfen?
Wenn Ihr die 3 Fragen und die daraus abgeleiteten Entscheide konsequent befolgt, werdet Ihr eure Aufwände zur Dokumentation der Prozessdurchführung massiv reduzieren und gleichzeitig die gesammelten Daten wertsteigernd nutzen.
Hattet Ihr auch schon Zweifel an der Qualität der manuell eingegebenen Daten? Hier ein paar Tipps, wie Ihr die Datenqualität verbessern könnt:
Autor: Jacqueline Batt, 12.06.2019